FT 004 - réussir son mailing

Par mailing, comprenez envoi en nombre de courrier à partir d’une base de données. Que l’on soit à la recherche de joueurs ou que l’on souhaite envoyer des règles ou dossiers d’inscriptions, il est important de le rentabiliser. Même si les solutions adoptées peuvent être différentes.

 

1) Rassembler les adresses

Cette première opération est aussi la plus délicate. En effet, gérer un fichier d’adresses nécessite quelques obligations légales (déclaration à la CNIL) et un travail de fourmi en ce qui concerne la réactualisation. Certaines associations gèrent ainsi des bases de données assez importantes. Elles les mettent à disposition en échange de contribuer à leur mise à jour. Vous trouverez leurs coordonnées sur le site web de la FédéGN, ou auprès du secrétariat.

Ces bases de données contiennent en général les coordonnées postales des personnes concernées ainsi que les coordonnées Internet. N’hésitez pas à y ajouter la date de naissance, afin de gérer l’inscription de mineurs mais aussi d’avoir une donnée qui évite de confondre des doublons avec des homonymes.

 

2) Maîtriser son budget

Si vous effectuez des envois papier, il est essentiel de connaître les différents tarifs proposés par la Poste. Ces tarifs sont à disposition sur le site : www.laposte.fr

 

Les envois « classiques »

Les éléments déterminants sont le poids (avec 3,5 feuilles, vous restez dans la limite des 20g), le délai (service Ecopli) et le nombre d’envois (service PostImpact). En général, ces envois ont avantageusement été remplacés par des envois par Internet. Attention toutefois, l’ADSL est répandu, mais pas totalement généralisé. Si vous faites des mailings par Internet, veillez à limiter le poids de vos envois. Par ailleurs, certains de vos destinataires consultent leur boite aux lettre Internet au travail, et il est souvent assez mal vu de recevoir des courriels trop volumineux.

Par ailleurs, les envois de livres de règles sont parfois difficiles par le Net. Pour ces envois volumineux, n’oubliez pas de coller des étiquettes rouge « Lettre », gratuites dans tout bureau de poste (ou ou simplement d’écrire Lettre sur l’enveloppe). Vous serez ainsi assuré qu’elles seront traitées avant les colis. Le tarif réduit d’un tel envoi est à ce jour de 1,57 cts d’Euro.

 

Les envois en nombre

Le service PostImpact permet de réduire ses frais de 17 à 37 %. Si votre envoi est mécanisable, le tarif sera encore plus avantageux. Les conditions à remplir :

  • adresse dactylographiée, sans ponctuation ni accentuation
  • inclinaison max des caractères de 3o
  • adresse dans le quart inférieur droit de l’enveloppe, à au moins 20mm des bords
  • coordonnées de l’expéditeur dans le coin supérieur gauche
  • enveloppes pro-forma (presque toutes le sont)
  • maximum de déchet de 10%. Faites des échantillons et demandez au préalable si ils conviennent.

Que votre envoi soit mécanisable ou non, la Poste peut affranchir les courriers pour vous, pour un tarif HT de 10% du prix de l’envoi.

 

Le mailing groupé

Devant les avantages des envois en nombre (PostImpact), naît l’idée de réaliser des mailings conjointement.

Plusieurs assos mettant en commun leurs bases de données et se partageant les 35g autorisés par

PostImpact (6 feuilles) peuvent ainsi parvenir à un budget de 680 € pour 1000 envois mécanisables, photocopies à 3 cts comprises.

Inconvénients : il faut coordonner les différents expéditeurs, et surtout disposer d’adresses en nombre suffisant.

 

3) La magie informatique

L’accès à Internet s’étant démocratisé, il devient de plus en plus pertinent de s’y intéresser. Diverses possibilités s’offrent à vous :

  • e-mail : pour un coût minime, vous pouvez envoyer instantanément autant d’information que vous le voulez à autant de gens que vous le désirez. Lesquels pourront vous répondre tout aussi rapidement et gratuitement.
  • listes de diffusion : en envoyant un email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., vous pouvez informer les quelques centaines de joueurs qui s’y sont inscrits. La taille des fichiers joints est limitée à 100 Ko. Pas de perte de temps à rassembler moult adresses, mais vous ne pouvez hélas pas connaître la localisation géographique des destinataires de votre message.
  • annuaire web : La FédéGN dispose d’un annuaire des GN, très utilisé et consulté, accessible sur le site www.fedeggn.org. N’hésitez pas à inscrire sur cet annuaire les jeux que vous organisez (même les plus petits déjà complets). Outre le fait de faire connaître votre association auprès de joueurs nombreux, cela nous permet d’établir des statistiques de l’activité GN en France.
  • Les sites web : la technique de fabrication de site web est de plus en plus généralisée. Vous pouvez ainsi créer un site pour votre association ou vous mettrez en téléchargement tous les documents trop lourds pour être envoyés par mail. Vous pourrez ainsi aviser les personnes concernées par simple mail, et elles pourront télécharger le document au moment qui leur conviendra.

 

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