FT 009 - La comptabilité

Voici des conseils de comptabilité s’adressant tout particulièrement à des associations où les GN ne sont pas toujours organisés par les mêmes personnes. Pour les autres assos, il suffit de simplifier,... ou de songer à une évolution du fonctionnement.

 

La comptabilité dans une association a pour objectif :

  • de permettre au bureau de gérer l’association
  • de permettre au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale de contrôler le bureau
  • de permettre à l’administration de contrôler l’association.

Pour répondre à ces 3 critères, tout en conservant une comptabilité simple, nous vous proposons la solution suivante. Les modalités de fonctionnement gagnent à être inscrites dans le règlement intérieur.

 

1) Forme de la comptabilité

Objectif : des comptes clairs et faciles à tenir

  • un tableau de 5 colonnes sur un tableur : charges, produits, créances, dettes et banque. Chaque opération est notée en partie double, ce qui signifie qu’à une entrée (produit) correspond soit un dépôt en banque, soit une créance (une personne qui vous doit de l’argent). Ce système permet de limiter grandement les erreurs
  • un rapprochement bancaire à chaque relevé en cochant sur le chéquier et sur le relevé (éviter le stabylo qui empêche souvent les photocopies). Il s’agit de vérifier que les opérations (remises ou dépenses) que vous avez enregistrées l’ont aussi été par la banque, et que la banque n’a rien fait que vous n’ayez pas enregistré.
  • l’enregistrement individuel de chaque mouvement lié à l’administration de l’association, mais un enregistrement global pour chaque jeu. C’est donc au responsable de chaque GN de vous remettre des comptes détaillés alors que vous n’enregistrerez que les créances (un joueur qui n’aurait pas payé), les dettes (des organisateurs pas remboursés), la globalité des chèques remis en banque ; la contrepartie (banque + créances - dettes) étant le résultat du jeu.
  • en fin d’année, vous pouvez sortir un bilan (créances et banque / dettes) et un compte de résultat (charges administratives, pertes des activités / inscriptions, subventions et gains des activités)

 

2) Administration

Objectif : ni paperasse ni dérive

  • chaque membre du CA dispose d’une petite délégation (ex : 50€) pour faire des achats qu’il jugera utiles, qu’il devra ensuite faire valider par le CA
  • la majorité des dépenses ne sont engagées qu’après autorisation précise ou budget global voté par le CA 
  • en aucun cas le Président ou le Trésorier ne peuvent faire de dépenses sans passer par une de ces 2 procédures
  • le paiement ne se fait qu’après la dépense, sur présentation d’une facture (voire éventuellement d’une attestation sur l’honneur par exemple pour du matériel acheté au marché aux puces)
  • les dépenses évitables ne sont jamais remboursées (exemple : les enveloppes si vous disposez de “sponsors”, c’est à dire d’entreprises qui vous financent, même sans le savoir)
  • tout les objets achetés sont répertoriés et stockés à un endroit déterminé

 

3) Jeu

Objectif : responsabiliser les organisateurs tout en les laissant libres

  • les organisateurs du jeu présentent un compte de résultat prévisionnel où le bénéfice doit être de l’ordre de 5% des recettes, afin de couvrir les besoins administratifs de l’association (assurance, investissements, risques,...)
  • les organisateurs sont responsables du budget, et ils ne seront remboursés - a priori - au maximum qu’à la hauteur des recettes réellement encaissées
  • en cas de dépassement du budget, l’association peut décider de couvrir une partie du déficit pour ne pas annuler le jeu (avant) ou pour assumer une responsabilité ou encourager les organisateurs (aprés)
  • sauf cas de nécessité, l’association n’avance pas de fonds ; elle ne peut le faire qu’après accord du CA et sur un jeu dont la tenue est certaine
  • sauf cas particuliers, les chèques des joueurs sont déposés en banque suffisamment à l’avance pour éviter les impayés, et les joueurs n’ayant pas payé ne participent pas (les organisateurs peuvent décider de leur faire personnellement crédit)
  • aprés le jeu, le responsable du projet collecte toutes les demandes de remboursement, clôture les comptes et remet au trésorier un compte de résultat avec les charges et les produits, ainsi qu’un bilan avec les personnes à rembourser et les factures afférentes.

 

4) Subventions

Votre association compte faire des demandes de subventions. Dans ce cas si, la comptabilité doit être un peu plus formalisée. En effet, depuis le premier Janvier 2000, les obligations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer un nouveau plan comptable. Afin de renforcer la nécessaire transparence des comptes et l’information financière, toutes les associations qui produisent des comptes annuels sont encouragées à l’appliquer. La référence au plan comptable des associations et fondations est vivement recommandée à toutes les associations, même si elles établissent volontairement des comptes annuels.

Le nouveau plan comptable contient des règles adaptées aux spécificités associatives dans plusieurs domaines, concernant notamment la comptabilisation : 

  • du résultat comptable ; l’instance statutaire doit se prononcer sur l’affectation de l’excédent ou du déficit ;
  • des subventions, lorsque les conventions d’attributions contiennent des conditions suspensives ou résolutoires ; 
  • des ressources provenant de la générosité du public ; une information doit être donnée dans l’annexe par projet ou catégorie de projet, en fonction de son caractère significatif ; 
  • des contributions volontaires en nature effectuées à titre gratuit : elles correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de personnes par des entités tierces ainsi qu’aux biens meubles ou immeubles, auxquels il convient d’assimiler les dons en nature redistribués ou consommés en l’état par l’association. Dès lors que ces contributions présentent un caractère significatif, elles font l’objet d’une information appropriée dans l’annexe portant sur leur nature et leur importance.

Pour le détail du plan comptable : http://www.loi1901.com/comptabilite/plan_comptable_association.pdf

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