FT 034 - Les associations et internet

 


 


 


Internet est le média associatif par excellence. Simple, économique, rapide, il démultiplie les forces et fait rayonner l'association au-delà de son périmètre traditionnel. L'entrée d'une association sur Internet n'est toutefois pas neutre. Elle nécessite un investissement en temps, investissement qu'il faut pouvoir renouveler régulièrement.


Le Net apporte également une démocratisation importante dans le sens ou chaque membre peut aisément s'exprimer en direction d'un public large, ou les dirigeants sont dorénavant plus facilement contactables directement, sans filtre. C'est donc un accélérateur important qu'il faut toutefois savoir maîtriser. En effet il est indispensable de faire attention à ne pas tomber dans l'excès « tout Internet », qui aurait pour effet d'exclure les personnes non connectées.


Premier élément : La Netiquette


Il s'agit du code de bonne conduite sur Internet. Ce code régule les débats et peut être enrichi d'une charte spécifique à l'association ou au forum concerné. Les règles sont les suivantes :




  • Etre honnête par rapport à son identité : ne pas emprunter l'e-mail d'un autre, ne pas parler sous le couvert de l'anonymat.




  • Etre poli, dire bonjour, merci, répondre aux messages (rapidement mais pas trop, car, bien qu'un mail soit immédiat, il laisse des traces écrites et il faut y répondre posément)




  • Etre concis. Il faut faire court et léger, ne pas joindre des documents attachés trop lourds




  • Eviter le harcèlement textuel (Spam).




  • Ne pas divulguer les adresse e-mail de tous vos amis




  • Eviter d'écrire en majuscule (qui signifie que l'on crie). Eviter également la couleur, le gras et les italiques qui peuvent connaître des soucis lors de la lecture par le destinataire.




COMMENT ANIMER VOTRE ASSOCIATION AU QUOTIDIEN


- L'e-mail (ou courriel) est le premier outil de travail en réseau sur Internet. Le mail permet d'écrire simultanément à plusieurs personnes, en joignant éventuellement des documents attachés. Il simplifie l'archivage des documents envoyés ou reçus. Il vous permet de contacter vos joueurs, de leur envoyer fiche d'inscription, personnages etc.. sans avoir à supporter des frais postaux parfois importants (CF Fiche technique n° 4 , Réussir son Mailing). Un mail ne se perd jamais. En cas d'erreur, il revient. Les limites du mail sont la difficulté de l'identification de l'interlocuteur, la faible confidentialité des échanges, le nombre important de mails que l'on peut recevoir et les risques de spam (matraquage ). Attention à bien archiver vos mails si vous voulez vous y retrouver et surtout ne pas perdre des données. Par ailleurs, il est courant d'envoyer des fichiers joints aux mails ? Attention à leur taille car si ils sont trop lourd, cela peut handicaper votre destinataire (tout le monde n'est pas encore en haut débit, et certains internautes ont des boites professionnelles qui peuvent avoir des limitations en ce domaine). Si vous avez de gros dossiers à transmettre n'hésitez pas à passer par des sites intermédiaires (ftp etc..), ou mettez les en téléchargement sur votre propre site web.


En ce qui concerne votre adresse e-mail, n'hésitez pas à créer des adresses spécifiques à votre association, de façon à bien vous identifier quand vous procédez à des envois. La Fédé GN permet notamment à ses associations membres d'avoir une adresse @fedegn.org au nom de l'association ou d'un jeu particulier. ( exemple : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. peut être une adresse crée juste pour le GN Arcanea et pointant sur les personnes chargées de ce GN, personnes qui ne sont pas forcément les responsables de l'association)


-Les groupes de nouvelles (newsgroups) et forums de discussion. Ce sont des sites et des outils de messagerie sur lesquels les correspondants peuvent lire, poster des messages, soit en répondant aux précédents, soit en lançant de nouveaux fils de discussions. Ils s'avèrent des outils idéaux pour un dialogue permanent au sein d'une communauté existante ou un débat thématique limité dans la durée. Par exemple, quelques semaines avant votre CA, vous pouvez ouvrir un forum et inviter vos adhérents à débattre et poser leurs questions. Vous pouvez consulter les thèmes de newsgroups sur www.google.fr, rubrique « groupes ». Il est très facile de créer de nouveaux groupes, que ce soit sur google ou sur yahoo...


- Les listes de diffusion (Mailing list) : c'est une liste d'adresses e-mail de personnes intéressées par un même sujet. C'est l'outil idéal pour diffuser une information à un lot de destinataire (comptes rendus de réunion etc...)


- Le dialogue en direct (chat). Il permet de dialoguer par écrit et en direct . A l'origine cantonné à des logiciels de messagerie instantanée comme IRC (www.irc.org) et ICQ (www.icq.org), la pratique est devenue monnaie courante sur les grands portails (www.yahoo.fr ; www.voila.fr). Il est possible d'installer sur le site de son association son propre système de chat (www.hiersay.net ou www.swisstools.net). Cet outil peut être pratique pour une réunion à plusieurs à condition de pouvoir désigner un modérateur chargé de veiller à la qualité des échanges. Le chat peut en effet parfois générer de la confusion.


- Téléphoner par Internet : pour un coût inférieur à celui du téléphone, Internet peut transmettre la voix. La qualité s'est considérablement améliorée ces derniers années, notamment avec le logiciel Skype, mais les offres ADSL incluant la téléphonie ont diminué l'intérêt de ce genre d'offres.


- La visioconférence. En offrant la possibilité de parler et de se voire grâce à des webcams (caméra numériques), la visioconférence peut donner un nouveau style à des réunions de travail à distance et permettre l'échange d'informations orales, combinées avec de l'écrit, de manière plus conviviale que sur un forum. Elle demande toutefois un équipement plus coûteux et surtout une connexion haut débit. Encore une fois, un animateur ne sera pas de trop. Voir www.cuseeme.com ou www.videofluxus.net.


PETITS TRUCS


Animer une réunion en direct sur Internet


La réunion via Internet à de gros avantages, encore faut il respecter quelques règles afin que le contenu soit utilisable. Pour cela il faut que la réunion soit bien animée. L'animateur doit veiller :




  • Au respect de l'ordre du jour et à l'avancée des débats.




  • A faire des points réguliers durant la rencontre, en particulier pour les personnes qui se connectent en retard.




  • A ce que chacun contribue à son rythme, prenne le temps de réfléchir avant de s'exprimer et laisse aussi la place à ceux qui s'expriment moins.




  • A adresser dans un court délais un compte rendu de la réunion à chaque participants (aisé du fait que le chat permet de garder une trace écrite de la réunion).




 


Animer un groupe de travail sur Internet


Les grands principes sont les même que pour la rencontre ponctuelle. Seuls les outils changent, le forum et la liste de diffusion remplaçant le chat et la visioconférence. De la même façon, l'accès peut être libre ou filtré par un système de mots de passe. la durée peut être fixée à l'avance ou laissée libre. L'idée est que les participants contribuent jour après jour aux thèmes de réflexion. la responsabilité de l'animateur est de lire les messages quotidiennement, d'y apporter des réponses, de relancer l'échange s'il s'enlise, de veiller au respect de la charte, de faire appel à des contributions extérieures, d'organiser des réunions physiques.


 


AG sur Internet


C'est possible si prévu dans les statuts. Toutefois, ce genre de réunion à tendance à faire disparaître un aspect important de l'AG, la convivialité.


 


E-Administrer une association


L'association, c'est souvent beaucoup de paperasse. Internet peut vous débarrasser de cet inconvénient.




  • Vous avez besoin d'un renseignement, allez sur le site www.service-public.fr à la rubrique vie associative.




  • Vous voulez vérifier le passage de vos modifications au journal officiel : www.journal-officiel.gouv.fr




  • Vous cherchez des informations pratiques sur la gestion des associations, allez sur le site de la FédéGN www.fedegn.org , www.educ-pop.org ou sur le site www.vivasso.fr (vous pouvez en ce qui concerne ce dernier site vous inscrire à une lettre d'information qui vous donnera les dernières évolutions législatives et réglementaires). Les associations existant sous le régime de la loi Alsace Moselle peuvent aller quant à elles sur le site www.reseau-sara.org.




  • Vous vous posez une question en ce qui concerne les impôts : www.impots.gouv.fr




 


Si votre association dispose d'un compte bancaire, vous avez tout intérêt à l'administrer par Internet. Cela vous évitera bien des déplacements. Faites toutefois attention, les tarifs de ce service peuvent considérablement varier d'une banque à l'autre.


La prochaine étape de l'intégration d'Internet dans la vie de votre association sera sans doutes le paiement en ligne. Des solutions existent actuellement mais leur coût les rend encore peu intéressantes à notre niveau. Mais la FédéGN suit ce dossier de très près.


 


Attention toutefois en ce qui concerne les informations collectées sur le net. Certaines rumeurs profitent allégrement de ce média pour se répandre. Avant de transmettre à votre carnet d'adresse entier le mail vous prévenant d'un virus dévastateur ou d'une arnaque au téléphone portable, n'hésitez pas à aller faire un tour sur le site www.hoaxbuster.com. Ces fausses informations (appelées des hoax) y sont en général répertoriées.


 


LE VOCABULAIRE


Les internautes, comme chaque communauté (et les GNistes n'y font pas exception) ont développé un vocabulaire particulier. Si vous voulez en savoir plus, un dictionnaire assez complet existe sur http://support.free.fr/services/mots_a.html


Pour votre culture générale, la petite histoire de l'Internet est consultable sur www.gnet.fr/history


Une fois les connaissances emmagasinées, vous allez sans doutes envisager la création d'un site web...


C'est une démarche qui demande du temps, et surtout une certaine constance car il faut faire des mises à jour régulières. Les détails seront abordés dans une fiche technique séparée.


 


Stéphane Gesquière


ARCAN