FT 036 - L'assemblée générale, des règles strictes mais à fixer soi-même

 


 


 


L'assemblée générale est la chambre législative de la plupart des associations. C'est au cours de ces assemblées que sont actées les décisions concernant projet, activités et fonctionnement de l'association. Les participants à l'A.G. élisent également les membres du conseil d'administration.


Une instance facultative... mais impérative


La loi de 1901 ne fixe aucune obligation en la matière, mais, l'organisation d'une AG est la preuve d'un fonctionnement démocratique de l'organisme et pour de nombreux tiers, sa tenue est essentielle. Les pouvoirs publics (État, administrations, établissements publics et collectivités territoriales) ont même fait de la tenue régulière de l'A.G. un impératif pour accéder aux subventions. Si bien qu'une association qui souhaiterait lier des partenariats avec des autorités publiques ou acquérir une certaine légitimité a tout intérêt à instaurer une A.G. D'autant que les dossiers de demande de subvention contiennent souvent les comptes du dernier exercice approuvés par l'A.G...


Une chose est de la mettre en place, un autre est de la tenir et les partenaires publics s'intéresseront tout autant à la mention à l'existence de l'A.G. dans les statuts qu'à sa fréquence de convocation. Il est donc conseillé de pouvoir produire des comptes rendus de l'A.G. pour prouver sa tenue, sa régularité, sa transparence, son fonctionnement démocratique...


Un fonctionnement fixé par les statuts et le règlement intérieur


Ce sont les statuts qui décrivent le rôle, la composition et le fonctionnement de l'A.G., voire en détaillent les règles d'organisation (périodicité, quorum, vote et pouvoirs...). Mais dans la plupart des cas, les détails pratiques sont consignés dans le règlement intérieur, les statuts ne fixant que les catégories de membres habilités à y participer et le rôle dévolu à cette assemblée : choix des activités développées dans l'association, élections des membres des instances exécutives, examen de la politique menée, approbation de la gestion... L'A.G. est en général le moment où les membres du bureau présentent le rapport moral et financier (cf. des outils indispensables). Elle est le plus souvent convoquée par le conseil d'administration (ou tout autre instance exécutive de l'association) qui fixe un ordre du jour autour duquel les membres sont invités à débattre.


Que consigner dans les statuts sur l'AG


La périodicité
o  Les personnes habilitées à convoquer une A.G. et les modalités de convocation (par affichage, courrier, etc.)
o  Les personnes habilitées à participer au vote (membres d'honneur, actifs, salariés...)
o  Les modalités de vote (à bulletin secret, à la majorité qualifiée, en fonction d'un quorum, etc.)


Si elles sont fixées par les statuts, ces modalités doivent impérativement être suivies pour que l'A.G. soit valide. Si tel n'est pas le cas, toutes les décisions prises à cette occasion pourront être remises en cause.



Les outils de l'A.G.


Des documents sont à produire en amont de l'A.G., d'autres doivent y être présentés, enfin certains doivent en garder la trace :




  • La convocation à l'assemblée générale : elle doit être envoyée au moins 15 jours à l'avance, préciser le lieu, la date, l'ordre du jour (approbation des comptes, du rapport moral, élection d'un nouveau trésorier, etc.), les modalités de vote et comprendre un pouvoir (pour que les membres absents puissent participer au vote par mandat interposé) ; on peut y joindre utilement les rapports d'activité et financiers qui seront discutés lors de l'assemblée. L'ordre du jour doit être suivi scrupuleusement. Une des rubriques « classiques » des ordres du jour est « questions diverses » dans laquelle les associations ont tendance à mettre tous les « oublis ». Or il est préférable de les inscrire à l'ordre du jour au début de l'A.G. pour que les décisions prises sur ces sujets soient actées et valables (juridiquement opposables à des tiers).






  • les rapports moral (rapport d'activités) et financier (bilan, compte de résultat et annexes, rapport du commissaire aux comptes le cas échéant, notamment si les subventions publiques reçues dépassent 150 000 euros), le budget prévisionnel des futurs projets. Il est important cependant que ces documents, souvent difficiles d'interprétation pour les membres, soient bien compris par tous pour que chacun puisse prendre des décisions « en connaissance de cause ». Au trésorier de faire preuve de pédagogie et de présenter des documents, clairs et synthétiques de préférence (principaux chiffres, principaux ratios, comparaisons avec les exercices précédents)...






  • les comptes rendus de délibération ou procès-verbaux (auxquels peuvent être jointes des feuilles d'émargement qui laissent une trace des personnes ayant assisté aux débats et pris les décisions). S'ils ne sont pas obligatoires, ces procès-verbaux doivent respecter un certain formalisme pour être utilisés contre des membres ou des tiers qui contesteraient les décisions prises en A.G. Ils doivent contenir au moins : le nom et l'adresse de l'association, la date, l'heure et le lieu de tenue de l'A.G., les ordres du jour (inscrits et/ou votés en séance), la liste des présents (et quorum s'il est prévu dans les statuts), des absents et excusés, celles des pouvoirs délivrés, des documents et rapports soumis à discussion, les questions abordées (bilan, points particuliers), un résumé des débats, les décisions prises (avec, le cas échéant, des précisions sur les activités qui en découlent, sur les responsables désignés, sur les attentes...), les modalités et résultats des votes... Ils doivent être signés par le secrétaire de séance et le président de l'association.




À noter : certaines associations doivent impérativement rédiger ces comptes rendus de délibérations (en général, les associations soumises à des obligations comptables).


Le déroulement


Une fois remplie la feuille de présence (d'émargement), et après avoir vérifié que les conditions de quorum sont remplies, les dirigeants présentent les rapports moral et d'activité. Ils rendent également compte de la gestion financière, puis des activités et du budget prévisionnel de l'exercice suivant.



Les dirigeants présentent ensuite les différentes décisions formelles qui doivent être votées par l'assemblée (approbation des rapports et des comptes, renouvellement des dirigeants, etc.). À l'issue du vote, un compte rendu des délibérations est produit qui sera envoyé aux absents. Remanié, il deviendra un bon outil de communication vis-à-vis des bailleurs.


Ce déroulement est purement indicatif. Aux associations de décider de l'aspect formel de leur A.G. Elles doivent juste veiller à ce que chacun puisse se faire une idée de toutes les activités entreprises dans l'année et s'exprimer librement. Cette information préalable et cette liberté de parole sont les gages d'un fonctionnement réellement démocratique... et de la vivacité d'une réunion souvent présentée - à tort - comme soporifique.


Ordinaire ou extraordinaire


A.G. ordinaire et extraordinaire ne se différencient, en général, que par les raisons de leur convocation. L'A.G. ordinaire a généralement sa périodicité fixée par les statuts et permet d'examiner les activités et les comptes de l'association. L'A.G. extraordinaire est convoquée pour régler des problèmes graves (éviction d'un membre, dissolution d'une des instances, voire de l'association, modifications des statuts, problèmes financiers, etc.). Elles fonctionnent en général de la même manière sauf dispositions spécifiques des statuts.


 


Annexe


 


Convocation à l'assemblée générale


Association :........................................................................................................................................


Adresse :.............................................................................................................................................


Tél. : ....................................................................................................................................................


CONVOCATION


Cher adhérent,


L'assemblée générale de notre association se tiendra le ..................(date) à ..................(heure),


à ..................(lieu).


L'ordre du jour sera le suivant :


- rapport moral et financier ;


- approbation des comptes de l'exercice du ..................date) au ..................(date) ;


- approbation du budget de l'exercice du ..................(date) au ..................(date) ;


- renouvellement de dirigeants ..................(préciser lesquels) ;


- questions diverses ..................(préciser).


(Si vos statuts le prévoient, indiquer les modalités d'ajouts de points à l'ordre du jour.)


 


Conformément à nos statuts et à notre règlement intérieur, un quorum de ..................(pourcentage) des adhérents à jour de cotisation doit être atteint pour que l'assemblée délibère valablement. Nous souhaitons donc vivement votre participation. Si toutefois cela ne pouvait être le cas, conformément aux statuts et au règlement intérieur, vous avez la possibilité de vous faire représenter par l'adhérent de votre choix en lui donnant le pouvoir ci-joint, dûment rempli et signé.


Veuillez croire, cher adhérent, à nos salutations associatives.


Signature du président


 


 


Pouvoir


Je soussigné ..................(nom, prénom), demeurant ..................(adresse),


donne pouvoir à M. ..................(nom, prénom) demeurant ..................(adresse),


pour me représenter à l'assemblée générale de l'association qui se tiendra le ..................(date) à


(heure) à ..................(lieu), en prenant part aux délibérations et aux votes prévus à l'ordre du jour.


Signature


 


Procès-verbal d'assemblée générale


Association : .....................................................................................................................................


Adresse ............................................................................................................................................


Tél. : .................................................................................................................................................


Procès-verbal


Les membres de l'association...................................(nom) se sont réunis en assemblée générale le


..................(date) à ..................(heure) à..............................................................................(adresse).


Il a été établi une feuille d'émargement des membres présents et représentés (liste des participants


en annexe).


L'assemblée est présidée par...................................(nom) en qualité de................................(qualité)


et M.......................................................................nom) en est nommé secrétaire.


Plus de...................................(pourcentage) des membres à jour de cotisation étant présents ou


représentés, l'assemblée peut valablement délibérer.


Le président rappelle l'ordre du jour et dépose sur le bureau de l'assemblée tous les documents s'y


rapportant. Lecture est faite des différents rapports. Puis le débat s'ouvre entre les participants


..........................................................................................(synthèse des principaux échanges).


Plus personne ne demandant la parole, le président met au vote les différents points à l'ordre du


jour :


o Première résolution : l'assemblée approuve le rapport moral du président. Cette résolution est


adoptée à la majorité de ..................(nombre) voix.


o Deuxième résolution : l'assemblée approuve le rapport financier du président. Cette résolution est


adoptée à la majorité de ..................(nombre) voix.


o Troisième résolution : l'assemblée renouvelle le mandat de M...................(nom) comme administrateur


pour une durée de..................(nombre) ans.


(Autant de résolutions que nécessaire.)


L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ..................(heure).


De l'assemblée, il a été dressé le présent procès-verbal signé par le président et le secrétaire de


séance.


 


Déclaration de modification des statuts


Association : .....................................................................................................................................


Adresse : ..........................................................................................................................................


Tél. : .................................................................................................................................................


Madame, monsieur le préfet (ou sous-préfet)


Conformément aux dispositions de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901, nous déclarons les modifications


apportées par l'assemblée générale extraordinaire du.................. aux statuts annexés à la


déclaration de notre association en date du............


Ci-joints deux exemplaires du texte des modifications (ou des nouveaux statuts), dûment approuvés


par nos soins.


Dans l'attente d'un récépissé de la présente déclaration, nous vous prions d'agréer, madame,


monsieur le préfet, l'assurance de notre considération distinguée.


Signature (en principe du président et d'un administrateur membre du bureau, en général le


secrétaire)


Pièce jointe :


Texte des modifications ou des nouveaux statuts.


 

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