FT 016 - Constituer une équipe d'organisation

 


 


 


Organiser un GN (en dehors d'un huis clos) n'est pas une tache solitaire. Que ce soit lors de la rédaction du scénario (l'échange des idées est très productif) ou pour la logistique sur place, il est important d'être bien entouré. D'où la nécessité de constituer une équipe d'organisation plus ou moins importante en fonction de la taille du GN organisé.


 


Constituez une équipe de gens agréables et complémentaires


L'équipe est la base du projet. Ne vous lancez jamais seul dans l'organisation d'un GN : le travail en équipe vous permettra - si l'équipe est bien choisie - d'avoir beaucoup plus d'idées, de rester réaliste, de garder la tête froide dans les coups de bourre, de multiplier la capacité de travail, de compléter des compétences et surtout de passer un agréable moment.


Choix de l'équipe : les choix concernant l'équipe ne doivent pas être faits qu'en fonction de vous-même, mais en fonction de la totalité de l'équipe finale : l'objectif n'est pas votre compatibilité avec les membres de l'équipe, mais la cohérence de l'ensemble. Les membres de l'équipe ne sont pas nécessairement égaux en engagement ni en autorité, mais ils doivent :


- avoir envie de passer du temps ensemble ;


- avoir envie de travailler ensemble ;


- avoir des plages de temps libres communes (au même endroit) ;


- ne pas avoir une autre grande passion exclusive (sport 3 fois par semaine, 3 conjoints,...) ;


- être complémentaires et répondre à tous les aspects de l'organisation (créativité organisation communication) ;


- être à eux tous capables de faire venir une bonne partie des joueurs (même si votre association ou la Fédé peuvent vous y aider) ;


- pouvoir utiliser des ordinateurs (compatibles) et connectés sur le net ;


- représenter une capacité de travail suffisante.


Il est quasi obligatoire qu'au moins un membre de l'équipe ait une expérience d'organisation, et préférable qu'au moins un n'en ait pas, afin de développer les activités de l'association et engager une relève.


Il est fortement conseillé qu'un des scénaristes soit le responsable du projet : sans avoir forcément une part plus important que les autres dans le scénario, c'est lui qui veillera à ce que toutes les tâches (logistique, administration,...) soient bien réparties, et confiées à des gens responsables.


 


Répartition du travail : le temps de travail est réparti entre du travail individuel et des réunions. Par principe, on ne réalise en groupe que ce qui nécessite réflexion, décision ou créativité. On parle en groupe des différents besoins logistiques afin d'utiliser les ressources de tous, mais un seul va faire la tournée des fournisseurs potentiels. Le scénario est définit en groupe, mais de préférence à partir de travaux individuels. Même si les idées seront abandonnées en cours de conception, une base de discussion est toujours utile ; mais attention à ne pas partir tête baissée en écrivant 50 pages de vos idées géniales : c'est un travail de groupe.


Il est impératif que les participants - et au moins l'un d'entre eux s'il y existe un leader du projet - aient réfléchi à l'ordre du jour de chaque réunion, et préparé une base de travail pour les points à aborder. De plus, il ne faut pas se quitter avant d'avoir définis les tâches à accomplir et les objectifs à atteindre pour la prochaine réunion.


Les réunions peuvent - et doivent - parfois s'éloigner du coeur du sujet, pour que le moment soit agréable et que les idées fusent, mais une réunion de 3 heures représente une soirée dédiée pour l'ensemble des participants. Il faut donc garder en tête qu'un bon projet "amusant" commence par un travail "sérieux" (mais pas triste).


En parallèle des scénaristes, vous aurez intérêt à définir un véritable organigramme, afin de répartir clairement les responsabilités (costume, décoration, nourriture, site,...). Même si chacun va un peu s'occuper de tout, il est important d'avoir un responsable par poste, afin qu'il contrôle l'évolution des choses. Vous devrez en particulier ne pas négliger :


- l'équipe d'acteurs PNJ (dont vous pouvez faire partie). Ceux ci auront pour mission de garantir le bon déroulement du jeu en distillant de l'information, en créant des scènes, en faisant rentrer dans le jeu, en aidant ceux qui sont perdus,... N'hésitez pas à être un peu directif avec eux, pour que le jeu ne parte pas dans tous les sens.


- la logistique (régisseur), qui peut aussi bien faire déraper votre budget que planter vos plus belles scènes (ou exactement le contraire, bien sur...)


- les « sous traitants », si vous trouvez des partenaires pour prendre en main certains aspects comme la nourriture, certains espaces de jeu particuliers etc.


- les taches annexes d'organisation comme la comptabilité (budget), l'administration (envois de courrier, enregistrement des inscriptions,...), et les contacts joueurs (n'ayons pas peur de dire des grossièretés : « le commercial »).


Hors de ces considérations productivistes, le travail en groupe apporte indéniablement des ouvertures. Celles-ci se traduisent à priori aussi bien en terme de découverte de personnes intéressantes qu'en développement personnel, ce qui reste des buts indirects pour les loisirs intelligents. Parce que c'est ce qu'on fait, non ?