FT 032 - Comment se monte le projet d'action dans l'association

 


 


 


Vous organisez un GN, une animation. Dans ce cadre, il vaut mieux ne pas improviser et prévoir, puis préparer, ensemble ce qui va se passer. Ainsi le montage d'un projet est l'amorce d'une démarche qui se compose de différents éléments et qui se déroule en plusieurs phases.


Les éléments


La finalité et la mission : La finalité fonde la raison d'être du projet d'action. Elle est contenue souvent dans les buts de l'association (Cf Fiche technique 2 Les statuts), dans les valeurs défendues (Cf Fiche technique 25, l'identité de l'association) . La mission en découle et définit l'objectif à atteindre. En s'appuyant sur une série de contacts ou d'enquêtes, sur un diagnostic, cette définition consiste à identifier un besoin auquel l'association se donne les moyens de répondre. Sur la base des contenus de l'objectif sont retenus des indicateurs quantitatifs et qualitatifs de réussite qui faciliteront l'évaluation au cours de la réalisation, mais aussi après l'action lors du débriefing organisateur (Fiche technique 28, Après la fin du jeu)


Le plan d'action et le budget : Il décompose le projet en sous objectifs et en différentes phases, puis fixe des échéances et un planning qui répartit les tâches et les responsabilités. Ce plan décrit, pas à pas, tout le déroulement du projet sous tous ses aspects : méthodes, financement, communication, technique, matériel, critères et modes d'évaluation. Ne pas oublier un plan de financement ; un budget propre permet d'établir un échelonnement des dépenses et des recettes, et c'est une pièce indispensable dans les demandes de subvention (Cf Fiche technique 14, Demander des subventions)


Les partenaires : (Cf fiche 21 le partenariat inter association, et Fiche technique 29, Quels sont les modes de partenariats) Le partenariat est une forme d'entraide mutuelle qui ne se réduit pas à une transaction monétaire (facture ou subvention). Solliciter un partenaire revient à analyser les positions et les enjeux réciproques pour pouvoir déterminer le mode de collaboration convenant à l'opération projetée.


Le pilotage : Il est exercé par une instance désignée, dès la première phase, comme responsable de la bonne marche. Ce peut être le bureau ou le conseil d'administration, une commission de travail, une équipe d'organisation voire un individu si le projet ne nécessite pas une organisation très lourde (huis clos par exemple). Cette instance veille sur tout ce qui se passe et tient un journal de bord établi en fonction des échéances et du planning. Elle a une vue d'ensemble qui permet de dire si le cap est maintenu, de pallier les manques, de faire appel à de l'aide si besoin.


L'évaluation : Elle est à l'oeuvre dès la conception du projet pour en fixer les critères et les modalités, puis durant tout le déroulement pour en vérifier la bonne marche, sous la responsabilité de l'instance de pilotage ou de contrôle. A la fin de la réalisation, l'ensemble des acteurs qui y ont contribué débattent de l'évaluation et soumettent les résultats à l'appréciation de l'association et des partenaires (débriefing)


Les phases


1) Définir : C'est le passage de l'idée à la description du projet en termes d'actions à entreprendre, d'objectifs à atteindre. Il s'agit de vérifier les premières impressions qui donnent l'envie de faire (enquête, repérage...), de tester le réalisme et la faisabilité. (Genre on veut organiser un GN à 200 joueurs, auras t'on la capacité logistique pour gérer une telle organisation, un site adapté etc...)


2) Organiser : Tout se joue autour de l'élaboration du plan d'action et de la constitution du groupe de pilotage. A cette phase là se décide qui fait quoi dans l'association pour la réalisation du projet, qu'est-ce qui se négocie et avec quels partenaires. Une fois le budget établi ( Un budget prévisionnel est bien entendu adaptable, mais doit donner des limites qui seront autant de seuils d'alerte en cas de problème : Cf la fiche technique n°51 : Le budget), son plan de financement est lancé, de même le plan de communication.


3) Réaliser : C'est le passage du projet à l'action, sous la responsabilité de l'instance de pilotage. Il peut être important de prévoir de garder des traces (enregistrements audio / vidéo, photos, comptes rendus...) de chaque moment de la réalisation et notamment des réunions d'étape afin d'avoir une trace écrite de la répartition des taches, des modifications au projet initial, des évolutions logistiques. En effet, trop d'organisateurs pensent que seul le scénario (et encore) doit être écrit...


4) Évaluer : L'évaluation finale, en forme de bilan, revêt une importance particulière à plus d'un titre :
   elle fait le point sur les acquis, les expériences réinvestissables dans les projets à venir ;
   elle prend note des faiblesses et des difficultés rencontrées dans la perspective d'une meilleure organisation à l'avenir ;
   elle est un temps d'échanges et d'écoute sur les différents critères d'appréciation suivant les points de vue adoptés ;
   elle donne un reflet de l'image de l'association produite à l'extérieur en mesurant l'impact de cette réalisation.