FT 084 Comment gérer la trésorerie d'une association

La gestion de la trésorerie d'une association de GN ne diffère pas vraiment de celle de la plupart des associations. Elle consiste à contrôler les dépenses et les recettes, à prévoir ses entrées et ses sorties d'argent, à veiller qu'il y ait toujours de l'argent en caisse et à anticiper les éventuelles difficultés.

La particularité d’une association de GN est qu’elle organise un ou plusieurs événements chaque année, événements qui nécessitent une gestion comptable attentive.

La plupart des associations gèrent une comptabilité représentant de faibles sommes. Dans ce cas-là, une comptabilité en partie double suffit, avec un tableau précisant d’un côté les recettes et de l’autre les dépenses. Les associations ayant de multiples activités ou un budget important peuvent choisir une comptabilité analytique. Il existe des logiciels gratuits qui peuvent être adaptés aux besoins les plus courants.

Le paiement des factures

Chaque dépense d’une association doit être associée à une facture. Le mieux est que le trésorier ouvre deux classeurs, un classeur "factures à payer"et un classeur "factures payées".

A la réception de chaque facture, le trésorier vérifie la réalité de la dépense, attribue un numéro à chaque pièce (les numéros doivent se suivre) puis mettre la facture dans le dossier "factures à payer". Si la facture correspond à une dépense réalisée sur demande des administrateurs par un bénévole de l’association, le mieux est d’ajouter une note de frais, particulièrement si le bénévole a procédé à une avance. Ce document peut également permettre de rassembler en un seul fichier plusieurs dépenses réalisées par le bénévole. 

La plupart des tickets de caisse ont une durée de vie assez limité et s’effacent s’ils sont laissés à la lumière du soleil. Le mieux pour éviter ce désagrément est de les scanner ou/et photocopier.

Une fois la facture payée, le trésorier la place dans le classeur adapté.

La vérification des soldes figurant sur le compte bancaire

Le trésorier doit constituer un dossier des relevés bancaires. A réception de chaque relevé bancaire, il procède à quatre opérations :

  • il vérifie les montants indiqués (paiements et versements),
  • il pointe les paiements sur les talons de chéquiers,
  • il annote sur l'extrait de compte la nature des sommes payées,
  • il classe les relevés bancaires par ordre chronologique (dates d'émission).

La gestion des espèces

Pour gérer les opérations qui donnent lieu à des règlements en espèce, le trésorier doit constituer un dossier des fiches de caisse. La fiche de caisse est un document qui précise la dépense ou la recette. En cas de dépense, il reste indispensable d’y associer un justificatif.

En fonction des événements organisés il peut être utile que l’association conserve un fonds de caisse (monnaie). Au-delà de la somme nécessaire, il est préférable de déposer l’argent liquide détenu sur le compte en banque de l’association.

La gestion du matériel (les immobilisations de l'association)

Les immobilisations correspondent aux biens détenus par les associations. Le trésorier doit détenir les factures correspondant aux achats de matériel ou à leur fabrication.  Il doit tenir à jour le détail de l'inventaire établi en fin d'exercice. Pour la plupart des associations de GN, inutile de gérer des amortissements. Ils demandent un suivi encore plus attentif.

Régulièrement il faudra faire des inventaires pour vérifier que le matériel détenu correspond à ce qui figure dans le dossier des immobilisations.

Ce dossier permettra d’évaluer la valeur globale du matériel détenu, et le montant de l’assurance nécessaire pour le couvrir. En effet, inutile de payer une assurance pour couvrir 50000 euro de matériel si la valeur du stock est de 10 000€.

Les autres missions du trésorier d'une association

Un trésorier est également chargé des missions suivantes :

  • contrôler le bon versement des cotisations par les membres ;
  • effectuer un suivi des dépenses et établir un classement de leurs justificatifs ;
  • établir le budget prévisionnel soumis à l'assemblée générale ;
  • établir les factures si l’association fournit des prestations, ou si des membres en font la demande
  • participer à l'élaboration du dossier en cas de demande de subvention en établissant notamment le budget prévu pour chaque activité ;
  • gérer le compte bancaire et servir d'interlocuteur avec le banquier ;
  • établir un rapport financier présenté à l'assemblée annuelle.

Mais, il doit également se préoccuper de la gestion du ou des salariés si l’association en a. Il s’agit de la gestion des fiches de paye (qui peut être sous traitée à un organisme spécialisé), des déclarations officielles.

Enfin, pour chaque événement organisé par l’association, il doit travailler avec l’équipe organisatrice à l’établissement du budget de l'événement. Ce budget prévoit les dépenses en relation avec les recettes. Une association peut décider d’organiser un événement déficitaire si elle a les réserves financières suffisantes, mais c’est un choix qui doit être fait en connaissance de cause et qui reste déconseillé.

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