FT 023 - Comment organiser les relations avec les médias

Communiquer est un enjeu important pour notre activité. Encore ne faut il pas le faire à tors et à travers et donc maîtriser sa communication. En tant qu'organisateurs (ou joueurs), vous pouvez avoir intérêt à faire connaître localement votre prochaine organisation, ou communiquer sur ce qui vient d'être fait, que ce soit au profit de votre association ou pour l'image du jeu de rôles en général.

Une communication maitrisée

Parler de votre prochain/dernier GN est une bonne chose. Et c'est bien plus facile que vous ne le croyez. Cela permet de faire connaître votre association, de démontrer son implication locale et peut avoir une influence sur une éventuelle demande de subvention (Fiche technique 14) ou pour obtenir des aides d'autres associations ou des collectivités.

Un fichier de presse

C'est un carnet d'adresses qui permet de localiser les médias disponibles dans la région, et surtout susceptibles d'être à l'écoute des messages de l'association. On pense bien entendu aux quotidiens locaux, mais il est intéressant d'être à l'affût des nouvelles créations inaugurant localement un nouveau style de communication : journal de quartier, publications municipales, départementales. Il ne faut pas en effet s'attacher à communiquer uniquement dans la presse régionale. Vous pouvez aussi vous tourner vers une radio locale, voire une télévision locale (mais dans ce cas précis il faut avoir vraiment quelque chose de particulièrement intéressant à présenter, faites attention à l'image que vous allez véhiculer et n'hésitez pas à consulter le service médias de la fédé).
Pour chaque support retenu, noter le nom et les coordonnées du rédacteur en chef, du correspondant de presse responsable d'une rubrique intéressante, et la périodicité des parutions. Chaque fiche permet un contact direct avec la personne concernée de manière à pouvoir le joindre à tout moment : il sait déjà que l'association existe. Mais attention, les changements sont fréquents dans la profession, aussi vous vous contenterez généralement de faire ces recherches le moment venu, si vous n'êtes pas amenés à communiquer régulièrement, tenir à jour un fichier représente un certain travail qui ne vous sera pas forcément utile.

Une habitude des rencontres avec les journalistes

Il n'est pas toujours facile d'obtenir un entretien avec un représentant d'un journal, et il vous faut avoir conscience que son travail ne consiste pas à retranscrire ce que vous souhaitez. Il est libre de présenter l'activité comme il le souhaite, et c'est donc à vous de bien expliquer. Si le résultat ne vous satisfait pas, le responsable n'est pas forcément le journaliste. Quelques précautions donnent des chances supplémentaires d'obtenir un résultat de qualité :

Avant l'entretien

    • solliciter un rendez-vous par téléphone, et confirmer par e-mail ou courrier en précisant l'objet de l'entretien, la date, le lieu, l'identité et la fonction dans l'association de l'interlocuteur qui le recevra.
    • préparer les documents à remettre à la fin de l'entretien : fiches d'inscription, dossiers de jeu, photos, témoignages...Il est en effet important de laisser un support papier pour que le journaliste puisse s'y référer lors de l'écriture de son article.

Pendant l'entretien

    • au début, se présenter (identité, fonction dans l'association) et définir l'objet de l'entretien (informer le public du média sur...).
    • Vous devez mesurer le temps accordé à la rencontre. Penser à ramener la discussion, si nécessaire, aux points essentiels (attention aux digressions, ne pas se laisser entraîner dans trop d'anecdotes sous prétexte de rendre vivant).
    • mentionner les sources complémentaires d'information qui éclairent ou crédibilisent le propos (site Internet de la fédération, GN Mag...).
    • terminer en reformulant l'objet, en résumant les points essentiels et en remettant la documentation rassemblée.

Un responsable chargé des relations avec les médias

Il se charge de la tenue et de l'actualisation des fichiers et il a le souci d'entretenir des relations avec les journalistes. Son rôle est aussi de mettre en forme les informations pour les médias. Il s'agit de réunir une documentation constituée de revues de presse sur les domaines familiers de l'association, et de récits d'expériences, d'enquêtes dues à l'initiative de l'association ; puis d'en tirer des synthèses qui font ressortir l'essentiel et de mettre en valeur les activités de l'association. Il pourra aussi accueillir les journalistes sur les GN. Vous pouvez là aussi obtenir de l'aide du service Médias de la fédé.

Soyez votre propre journaliste

Vous n'avez pas trouvé de journaliste prêt à vous rencontrer ? Vous avez fait un GN qui est un évènement local et voulez communiquer dessus, ne serait-ce que pour faire mousser le propriétaire du site et qui sait, donner de bonnes idées à d'autres ? Devenez votre propre journaliste. Faites un petit texte de 800 à 1000 caractères espaces compris présentant votre association, le jeu que vous venez d'organiser, le lieu, le nombre de participants. Veillez à proscrire les abréviations et les expressions propres à l'activité, les « private joke », les descriptions du scénario ou des scènes détaillées et qui n'intéressent que les joueurs. Titrez de façon assez classique « Telle site remonte le temps » ou «  Tel site joue en grandeur nature », mais accrocheuse (le choix est vaste), corrigez bien les fautes d'orthographe et envoyez le tout à votre journal local accompagné de 3 ou 4 photos. Vous aurez de bonnes chances de retrouver votre prose dans les pages intérieures du journal (les journaux apprécient la prose « gratuite » quand ils ont une page vide à remplir. Et si le rédac chef se dit que c'est un sujet intéressant en une période estivale généralement creuse, il vous enverra peut être quelqu'un pour « creuser le sujet ».

Les photos

Un article est en général plus lu si il est accompagné d'une photo (c’est comme sur Facebook). Attention, communiquez des photos en haute définition et non transmises via Facebook (qui compresse la résolution). Assurez vous de bien avoir les droits de diffusion ( joueurs reconnaissables et photographe) et communiquez avec la photo le crédit (nom du photographe) de celle ci.

Les contraintes de médias que vous devez connaître

Chaque mode de diffusion de l'information a ses contraintes spécifiques et son mode de fonctionnement. Pour la presse écrite, vous aurez toujours le temps de travailler votre dossier, mais pensez que ce n'est pas vous qui rédigez l'article et que le journaliste transmettra sa vision de votre activité, à travers la façon dont vous la présentez. Il restera maître de sa plume. La presse locale et régionale n'est toutefois guère incisive. Elle a plutôt tendance à « positiver » les initiatives locales.

Pour ce qui est de la radio, le tout est que la personne qui interviendra au nom de l'association et de l'activité ait un élocution claire et correcte. Qu'elle ait un peu de recul et qu'elle fasse attention de ne pas utiliser un vocabulaire trop spécifique au monde du jeu. Deux possibilités d'interview : le direct (le plus dur mais les journalistes ont l'habitude de « décoincer » leurs interlocuteurs, ou l'interview, assez facile mais sachez qu'une interview de 10 à 15 minutes donnera lieu à un montage de 1,30 à 2 minutes pour un journal ou de plusieurs séries du même temps pour une émission plus longue. Faites des phrases courtes, résumez bien vos idées avant de passer à la radio, utilisez des images ou des métaphores plutôt que de longues explications. Parlez de théâtre, d'improvisation, bref, mettez vous à la portée de l'auditeur pas forcement attentif.

Pour ce qui est de la technique, on vous expliquera tout sur place. Ni trop près (on entend votre respiration), ni trop loin du micro (le son perd de la qualité). Restez toutefois à une distance similaire du micro lors de l'interview, c'est une question de réglage. Si vous changez sans arrêt, parfois on ne vous entendra plus, parfois vous saturerez...

Pour la télévision, nous passons dans les médias dits de l'image. De plus en plus de TV locales ont vu le jour par le biais du câble ou d'Internet. Sachez que là, c'est la présentation qui compte. Inutile de jouer le jeu costume cravate, soyez propre sur vous, naturel. Evitez pas exemple les têtes de morts et autres signes gothiques qui vous classeraient dans une branche particulière de l'Underground. Vous pouvez mettre en avant le tee shirt de l'association. La encore, l'élocution est importante.

Bénéficiez d'une aide

Vous êtes contactés par un média régional ou national et souhaitez une aide pour gérer cette rencontre, d'autant plus que les questions sont assez troublantes (on a eu des demandes sur des joueurs étant devenus fou à cause du GN, sur des reportages ou le journaliste voulait que les joueurs dorment et mangent par terre). N'hésitez pas nous contacter  (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ) afin que nous vous apportions conseils et soutien. Si le reportage demande du temps ou du travail, il pourra vous en décharger car vous pouvez avoir d'autres priorités si votre GN approche.

Rédacteur : Stéphane GESQUIERE , Olivier GUILLO

Relecture Petro Vitch le 16/06/2020.

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