FT 006 - Le site de jeu

Lors de la visite d’un terrain de jeu, il arrive, à juste titre, qu’on pense plus à la mise en valeur des lieux par le scénario qu’à des questions pratiques pas toujours très réjouissantes. C’est pourquoi il est bon lors du repérage de régler quelques détails avec le propriétaire.

Sur le site

Conditions d’accès

-       Repérer précisément les explications d’accès pour la feuille de route envoyée aux joueurs

-       Possibilité de parking et sécurité des voitures (ne pas hésiter à demander aux forces de l'ordre territorialement compétentes de faire un ou deux passages pendant le weekend).

-       Jusqu’où les voitures pourront-elles acheminer le matériel nécessaire?

-       Si le parking est éloigné, comment s’assurer d’un moyen de transport à proximité immédiate?

-       Garantie d’accès pour l’intervention d’éventuels secours

Zones dangereuses

-       Nettoyage préalable nécessaire (tessons de bouteille, débris pouvant provoquer une chute ...)

-       Balisage à effectuer, matériel nécessaire (longueur des bandes de rubalise, nombre de piquets, planches...)

-       Éclairage permanent la nuit à prévoir (ponts, ravins, chemins escarpés..)

-       Zones de restriction de jeu, inadéquates aux combat de mêlée, courses poursuites

-       Anticiper les problèmes en cas de pluie (cuvette)

Installations

-       Alimentation en eau : points d’eau potable, non potable, particulièrement en cas de forte chaleur.

-       Lieux de stockage possible de réserves

-       Des sanitaires sont-ils présents? Si non, comment seront-ils installés? Possibilité de mettre des toilettes sèches.  Papier hygiénique à prévoir.

-       S’il n’y a pas de douche, repérer le camping ou l’hôtel le plus proche pour ceux qui en ont vraiment besoin (organisateurs?)

-       Poubelles : lieux d’évacuation sur le site ou plus éloigné, sacs à prévoir (aménager éventuellement en fonction de l’organisation de la commune en ce qui concerne le tri sélectif)

-       Repérer le container à verre pour y jeter toutes les bouteilles vides et autres contenants en verre, prévoir un lieu de stockage du verre pendant le jeu

-       Lieux couverts : pour l’organisateur, pour l’auberge, pour les joueurs

-       Couverture de la zone par les opérateurs de téléphonie mobile, vérifier cette couverture via plusieurs opérateurs.

-       Installations pour le feu : Est- ce autorisé,  où peut-on faire du feu? prévoir des extincteurs adaptés au types de feu pouvant survenir sur le site. Sur les sites aménages, repérer les emplacements des extincteurs. Ne pas les camouffler pour faire plus "role play"

-       En cas de pluie? Évaluer la quantité de travail pour une éventuelle corvée bois, repérer les zones pouvant se révéler très boueuses. Se renseigner sur le débit des cours d'eaux traversant le site en cas de forte pluie.

-    Ne pas installer les éventuels groupes électrogènes en milieu clos. - En cas de site souterrain, prévoir les détecteurs de monoxyde de carbone afin de mettre en place une veille de sécurité permanente.( La FédéGN en maintient deux a votre disposition).

 État des lieux

-       Qu’il soit réalisé avec le propriétaire ou non, il permet d’éviter les mauvaises surprises du genre réparations injustifiées à payer. Et il servira de référence à la fin du GN pour remettre les lieux en état.

-       Ne pas hésiter à prendre des photos des points litigieux, objets cassés, vitres etc…

Avec le propriétaire

-       Coordonnées du propriétaire ou ayant droit du site

-       Autorisation du propriétaire si possible écrite.

-       Il est conseillé d’établir un mini-contrat, qui précisera : les dates et prix de la location (sic) l’acompte éventuellement versé, si l'association doit assurer le site, les modalités de mise à disposition (horaires d’installation/ désinstallation, eau et électricité payants ou non, possibilité d’utiliser les tables/chaises présents,bois pour le feu) les droits et devoirs d'utilisation (autorisation de camping, restrictions d’accès), les conditions d'utilisation du feu et les moyens de lutte contre le feu disponibles, les éventuels risques spécifiques (zones de chasse ou de cueillette de champignons, joggers, chevaux, routes, soirées, animaux sauvages...).

-        S’enquérir auprès des autres associations du tarif pratiqué par le propriétaire, afin d’éviter l’escalade des prix. Ne pas hésiter à dire non quand le tarif grimpe en flèche de façon injustifiée et à signaler à la FédéGN  un tel comportement

-     En cas de règlement de caution, veiller a ce que la somme concernée   soit bien a disposition de l'association.

 

Renseignements divers

- Récolter les numéros de téléphone et localisations des pompiers, gendarmes, policiers, mairie, médecin de garde, hôpital.

- Préparer l’imprévu avec les coordonnées des commerces à proximité : boulangerie, pharmacie, tabac,supérette, station essence, avec une prédilection pour ceux qui sont ouverts le dimanche...

Avertir les personnes utiles : mairie, gendarmerie ou police, pompiers, presses locale et spécialisée, autres associations de GN via le calendrier FédéGN

- Si vous êtes membres conventionnés ne pas oublier de vérifier que vos joueurs sont bien assurés ou de les déclarer auprès de la FédéGN (Nom, Prénom, date de naissance et adresse mail sur un fichier de type excell)

 

Après le GN

Pour entretenir les relations, n’oubliez pas un geste sympa pour le propriétaire

Élément vital du code de bonne conduite du loueur de site,

Rendez le site plus propre que vous ne l’avez obtenu!

Et reprenez contact avec lui quelques jours après le jeu au cas ou un problème que vous n’auriez pas remarqués avant de partir se serait manifesté.

 

La convention de location

Le modèle de convention ci après est un document qui pourra vous inspirer. Il peut être modifié en fonction des spécificités de votre site, des critères d'utilisation, des besoins particuliers que vous pourriez évoquer (accès à l'eau, à l’électricité, stationnement des joueurs, des orgas, accès à une cuisine etc...). N'hésitez pas à contacter la FédéGN si vous souhaitiez que nous relisions votre document avant signature

 

 

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Convention de mise à disposition d'un site

 


En gras : obligatoire

En italique : facultatif

Rédaction : a3dl, Garance, Eric 26/04/07 services FédéGN - terrains

 

 

La présente convention a pour objectif de définir les termes de la mise à disposition du site de :

 

( nom du site et adresse)

 

 

Article 1

 

Le présent contrat est passé entre :

 

 

            - L'association …[nom complet de l'asso + sigle]... , ci-après "l'association", dont le siège social se trouve à l'adresse suivante :

 

nom de l'asso

 

hébergement chez

 

rue

 

code postal + ville

 

téléphone

 

mail / site

 

 

représentée par …[civilité, nom, prénom]…, son …[fonction dans l'asso]..., qui réside à l'adresse suivante :

 

Nom prénom

 

Rue

 

Code postal + ville

 

Tel / mail

 

 

 

            - Et …[nom complet du terrain]… se trouvant sur la commune de …[nom de la commune]…,

 

 

 

représenté par …[fonction du représentant (propriétaire, mairie, etc)]… M…[nom du représentant]…,

 

résidant …[adresse complète + tel + mail]… .

 

 

Article 2

 

Ce contrat prévoit la mise à disposition de …[descriptif exhaustif des parties utilisables : bâtiments, chemins, bois, etc, et des services fournis : matériel de cuisine, literie et mobilier, électricité, eau, etc]….

 

Ce contrat prévoit la remise en l'état du site après la fin de l’évènement.

 

 

Article 3

 

L'association …[nom de l'asso]… utilisera cette mise à disposition pour son évènement …[nom du GN]… qui se déroulera à …[nom du terrain]… aux dates et horaires suivantes …[dates complètes jour/mois/année, heures de début et de fin]…

 

Dans un souci de bonne préparation, l'association prévoit d'arriver à …[nom du terrain]… à partir du …[date complète]….

 

Avec l'accord de M …[nom du représentant du terrain]…, elle se réserve le droit de rester sur place une journée supplémentaire après l’évènement pour effectuer le rangement du matériel et le nettoyage des locaux mis à sa disposition.

 

 

Article 4

 

L'association versera à …[nom du représentant/bénéficiaire]… pour cette mise à disposition la somme de …[montant]… euros en paiement de la mise à disposition du lieu décrit à l'article 2.

Ou

Cette mise à disposition se fait à titre gracieux.

 

Article 5

 

L'association est membre adhérente de la Fédération Française des Jeux de Rôle Grandeur Nature (FédéGN), et bénéficie à ce titre du contrat national négocié avec l'assureur MDS. Ce contrat couvre tous les dommages, spécifiques ou non, de ce type de manifestation.

 

L'association s'engage à fournir à …[nom du représentant]… une attestation d’assurance valide.

 

 

Article 6 (optionnel)

 

La possibilité de ... [demandes spécifiques de l'association comme faire du feu ou mettre en place un décor ...]  a été donnée à l'association par …[nom du représentant]….

 

Les feus ne pourront être allumés que dans les endroits désignés par celui-ci, en prenant les mesures nécessaires à la sécurité du site et des manifestants (sable, extincteurs, etc), mesures qui devront être présentées au représentant avant le début de la manifestation.

 

 

Fait à…

 

 

Le …

 

 

 

Signatures :

 

Pour …[nom de l'association]…, son [fonction du représentant]… [nom prénom] (précédé de la mention "Acceptation de la mise à disposition")

 

 

 

Pour…[nom du terrain]…, son …[fonction du représentant]… …[nom prénom]… (précédé de la mention "Bon pour mise à disposition")

 

 

 

 

 

 

 

Mise à jour SG 26/05/2020

 

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